Dengan tool ini, Anda menilai sejauh mana perusahaan Anda sudah menerapkan prinsip-prinsip Food Safety Management System berdasarkan standar ISO 22000:2005. Tool ini berisi seperangkat pertanyaan yang akan Anda jawab berdasarkan kondisi perusahaan Anda. Hasil dari assessment ini disajikan dalam bentuk persentase pemenuhan setiap klausul ISO 22000:2005. Selain itu hasil ini juga digambarkan dalam bentuk grafik sehingga memudahkan Anda untuk menilai area-area mana yang harus Anda improve untuk memenuhi persyaratan Standar ISO 22000:2005.

Download ISO 22000:2005 Self Assessment Tool.

Namun ada kalanya kondisi ideal tidak tercapai. Contohnya, saat supplier Anda tidak mengirimkan material sesuai urutan tanggal produksinya. Material yang datang hari ini diproduksi lebih dulu dibanding material yang datang minggu lalu. Atau, contoh lainnya, produk yang Anda produksi empat hari yang lalu ada yang dicurigai bermasalah, sehingga harus di-”hold” sebelum masuk gudang. Akibatnya, produk yang diproduksi dua hari yang lalu masuk ke gudang terlebih dahulu.

Pada kondisi seperti ini, apakah material/produk yang masuk lebih dulu tetap harus digunakan/dikeluarkan lebih dulu? Tentunya, untuk bahan pangan, tolok ukur yang harus lebih diutamakan adalah waktu kadaluarsa. Dengan demikian, untuk kasus ini yang lebih tepat diterapkan adalah prinsip FEFO (First Expired First Out).

Untuk menjamin prinsip FIFO/FEFO dijalankan secara efektif, beberapa hal berikut perlu Anda perhatikan :
1. Pastikan supplier Anda mengirimkan material dengan tanggal produksi/kadaluarsa yang berurut dari waktu ke waktu
2. Bila supplier mengirimkan material lebih dari satu kode produksi/kadaluarsa dalam satu pengiriman, maka batasi variasi kode produksi/kadaluarsa (misal, maksimal 3 kode berbeda). Minta supplier Anda untuk memisahkan kode-kode tersebut selama pengiriman sehingga memudahkan pengecekan jumlah material untuk masing-masing kode dan memudahkan pemisahan pada saat kedatangan
3. Pisahkan material/produk yang memiliki kode produksi/kadaluarsa berbeda pada palet yang berbeda di tempat penyimpanan dan lakukan pencatatan untuk masing-masing lokasi palet disertai kode produksi/kadaluarsanya (bisa menggunakan kartu stok manual atau sistem komputerisasi)
4. Jika sulit dipisahkan karena keterbatasan lokasi penyimpanan, Anda bisa melakukan penyimpanan lebih dari satu kode pada satu palet. Penumpukan dilakukan dengan meletakkan “kode terjauh” di bawah dan “kode terdekat” di atas. Berikan pembatas yang jelas
5. Setiap produk diletakkan di lokasi dengan alamat yang jelas dan terdapat kesesuaian kode antara catatan dan aktual (fisik barang) untuk memastikan tidak ada pengambilan barang dengan kode yang salah
6. Jika penyimpanan tidak dilakukan dengan sistem ”racking”, maka Anda bisa melakukan pengaturan setiap kedatangan barang. Barang dengan ”kadaluarsa terlama” diletakkan di belakang dan barang dengan ”kadaluarsa tercepat” dipindahkan ke depan sehingga memudahkan pengambilan
7. Pastikan Anda menghabiskan barang dengan kode sebelumnya sebelum menggunakan kode berikutnya
8. Jumlah material/produk per kode harus selalu bisa diketahui setiap saat (secara manual ataupun sistem komputer)
9. Lakukan pengecekan jumlah fisik material/produk per masing-masing kode secara berkala untuk mencegah terjadinya kadaluarsa di gudang
10. Pencatatan pemakaian material maupun pengiriman produk harus selalu dilakukan dengan mencantumkan kode. Jika terdapat barang berstatus ”hold” yang sudah di”release”, maka langsung digunakan disertai pencatatan mengenai penggunnaannya.

Untuk memudahkan pemahaman Anda, mari kita bahas contoh berikut. Pada saat melakukan studi HACCP, tim Anda metapkan proses pemanasan sebagai CCP yang merupakan tindakan pengendalian untuk bahaya mikroba patogen. Kemudian ditentukanlah kombinasi suhu dan waktu minimal sebagai critical limit.

Kemudian Anda bertanya kepada Tim HACCP, “Bagaimana kita yakin bahwa critical limit (suhu dan waktu) tersebut bisa menjamin produk akhir kita tidak mengandung bahaya patogen?” Tim HACCP menjawab, “Sebelum diterapkan, kita pastikan dulu tindakan pengendalian ini akan mampu mencegah patogen di produk akhir.”

“Bagaimana caranya?” Anda melanjutkan.

“Ada beberapa cara”, Tim HACCP menjelaskan, “Yang pertama, kita cek di literatur. Berdasarkan referensi dari literatur, suhu dan waktu minimal tersebut mampu membunuh mikroba pada produk yang sejenis dengan produk kita”.

“Yang kedua, kita melakukan simulasi produksi dalam jumlah kecil, parameter suhu dan waktu dikendalikan sesuai critical limit, kemudian produk hasilnya kita uji lab. Jika patogennya masih dalam batas yang aman sesuai dengan acceptable level, berarti tindakan pengendalian ini bisa dierapkan.”

“Kita juga bisa melakukan hal yang sama pada saat kondisi produksi normal. Bahkan sebenarnya untuk memastikan keefektifan tindakan pengendalian ini kita bisa menggunakan model matematis untuk melakukan perhitungan kecukupan panas untuk menurunkan jumlah patogen sampai acceptable level.”

Cara-cara yang dijelaskan oleh Tim HACCP tadi sebenarnya adalah validasi tindakan pengendalian. Dengan kata lain, validasi tindakan pengendalian dapat dikatakan sebagai cara untuk memastikan bahwa suatu tindakan pengendalian (contoh : CCP pemanasan dengan critical limit suhu dan waktu), jika nantinya diterapkan, akan mampu mengendalikan bahaya sampai acceptable level.

Atau lebih sederhananya, Validasi adalah pembuktikan (SEBELUM penerapan) bahwa “jika critical limit terjaga maka acceptable level tercapai”.

Lalu, bagaimana dengan verfikasi?

Ketika validasi sudah dilakukan oleh tim dengan salah satu atau beberapa metode di atas, dan menunjukkan bahwa tindakan pengendalian tersebut valid (mampu mencapai tujuannya mengurangi mikroba patogen sampai acceptable level), maka selanjutnya tindakan pengendalian tersebut diimplementasikan.

Setelah implementasi sebuah CCP, tentunya Anda ingin mengetahui (1) apakah tindakan pengendalian tersebut diimplementasikan sesuai rencana; (2) apakah tindakan pengendalian itu efektif mencapai tujuannya. Anda bisa mengetahui ini dengan melakukan verifikasi. Caranya antara lain dengan :
1. melakukan review terhadap record CCP
2. melakukan kalibrasi terhadap peralatan yang digunakan untuk mengukur CCP
3. melakukan pengujian produk akhir

Di luar verifikasi terhadap CCP, verifikasi juga harus dilakukan untuk sistem keamanan pangan secara keseluruhan dengan cara antara lain :
1. Audit sistem keamanan pangan (internal maupun eksternal)
2. Audit implementasi PRP
3. Verifikasi diagram alir
4. Memastikan bahwa bahaya di produk akhir tidak melebihi aceptable level
5. Verifikasi prosedur lain yang berhubungan dengan sistem keamanan pangan

Verifikasi dilakukan untuk memastikan apakah sistem sudah diterapkan sesuai perencanaan dan efektif mencapai tujuan. Verifikasi dilakukan SETELAH implementasi.

Sistem pengecekan yang baik bisa menemukan adanya indikasi material maupun produk yang bermasalah. Tetapi itu saja belum cukup. Perlu juga adanya aturan “Hold” dan “Release” atau penanganan produk yang tidak sesuai.

Tujuan utama dari aturan ini adalah mencegah produk yang bermasalah terkirim ke pelanggan. Prosedur dan praktek Hold & Release yang baik meliputi :
1. Penahanan (Hold) material/produk bermasalah beserta material/produk yang dicurigai terkena dampaknya
2. Pembagian kategori Hold berdasarkan tingkat bahaya dari masalah yang ditemukan, misal kategori A untuk masalah mutu minor seperti penampakan, kategori B untuk yang berdampak besar terhadap kepuasan pelanggan atau keamanan pangan
3. Terdapat pemisahan secara fisik terhadap material/produk yang bermasalah di tempat khusus
4. Terdapat label untuk identifikasi yang jelas untuk material/produk yang berada dalam status “Hold”, “Release”, “Reject”, “Rework”, dan lain-lain. Penggunaan label dengan warna berbeda akan lebih baik
5. Pengambilan keputusan terhadap produk yang di-Hold dilakukan dalam batas waktu yang terbatas, misal maksimal 2 minggu
6. Pemantauan terhadap jumlah barang yang berstatus Hold, maupun yang sudah diputuskan untuk dimusnahkan atau dikerjakan ulang (rework) dilakukan secara berkala untuk memastikan tidak ada material bermasalah yang terpakai atau produk bermasalah yang terkirim ke pelanggan
7. Dibuat pencatatan (misal dengan log book) untuk pemantauan material/prorduk yang bermasalah sehingga kapan saja bisa selalu diketahui produk yang sedang berstatus Hold, kapan ditemukan, di mana lokasinya, bagaimana perkembangan keputusannya, dll
8. Pemusnahan material/produk yang bermasalah dilakukan dengan pengawasan dan dibuatkan berita acara pemusnahan yang ditandatangani oleh saksi
9. Jika produk bermasalah terlanjur terkirim ke pelanggan, informasi harus diberikan ke pelanggan agar produk tidak digunakan. Penarikan produk (recall) atau pemusnahan di tempat pelanggan bisa dilakukan pada kasus ini.
10. Ditunjuk penanggung jawab yang jelas untuk aktivitas Hold, pengecekan ulang, pengambilan keputusan, pemantauan jumlah produk Hold, komunikasi dengan pihak terkait, penarikan produk, serta pemusnahan barang.

“Apakah kasus lampu pecah begitu sering terjadi? Lagipula kan biayanya mahal!”

Kalimat tanya semacam ini sering terdengar, biasanya dari pihak manajemen yang harus memikirkan budget ekstra untuk membeli penutup/cover lampu di fasilitas pengolahan pangannya.

Ya, salah satu persyaratan dalam Sistem Manajemen Keamanan Pangan adalah infrastruktur yang tidak menimbulkan kontaminasi. Menutupi lampu dengan bahan transparan yang tidah mudah pecah adalah salah satu contoh penerapannya.

Jika dikembalikan pada pertanyaan si klien, Anda tentu bisa menjawab bahwa meskipun lampu pecah belum tentu sering terjadi, tetapi kita tidak pernah tahu kapan itu akan terjadi. Gunanya penutup adalah untuk melindungi produk, terutama produk terbuka, yang ada di bawah lampu.

Tetapi apakah jawaban Anda bisa diterima begitu saja oleh si klien? Dari segi biaya, investasinya tidak sedikit, apalagi untuk fasilitas pengolahan yang besar. Adakah cara untuk meminimalisasi biaya dalam memenuhi persyaratan ini?

Beberapa hal berikut bisa dipertimbangkan :
1. Buat rencana investasi jangka panjang, termasuk untuk pemasangan cover lampu secara bertahap
2. Prioritaskan cover pada area-area di mana terdapat produk terbuka
3. Untuk lampu yang belum diberi cover buatlah pemetaan (identifikasi lokasi lampu-lampu tersebut) serta lakukanlah monitoring secara rutin untuk memastikan bahwa lampu tersebut dalam keadaan utuh
4. Terapkan “Glass Breakage Procedure” yaitu prosedur yang mengatur apa yang harus dilakukan jika terjadi insiden pecahan kaca meliputi karantina area dan produk, penghentian proses produksi, pembersihan area, serta hal lain yang dianggap penting untuk memastikan terhindarnya produk dari pecahan kaca

Banyak hal yang terkadang tanpa Anda sadari bisa mengurangi keefektifan audit internal. Waspadailah hal-hal berikut :
1. Top manajemen tidak menunjukkan kepeduliannya terhadap audit dan tidak menekankan pentingnya audit internal, atau bahkan benar-benar menganggap bahwa audit internal tidak penting
2. Auditor/Tim Audit Internal belum memiliki kompetensi yang memadai sehingga kurang jeli dalam mengidentifikasi masalah
3. Auditor tidak memberikan report secara tepat waktu
4. Auditor kurang baik dalam mengkomunikasikan masalah kepada auditee, misalnya auditor belum bisa menulis laporan audit dengan baik sehingga kurang bisa dipahami oleh auditee
5. Cara melakukan tindak lanjut kurang dimengerti, baik oleh auditor maupun auditee. Tidak dipahami siapa yang harus melakukan analisis akar masalah dan menentukan rencana tindakan perbaikan. Auditee tidak memahami bedanya “correction” dengan “corrective action”. Penanggung jawab dan target waktu untuk tiap tindakan koreksi tidak didefinisikan dengan jelas
6. Auditee tidak memberikan jawaban atas temuan (rencana tindakan koreksi) kepada auditor secara tepat waktu
7. Analisis akar masalah tidak ditemukan sehingga tindakan koreksi yang dilakukan tidak menyelesaikan akar permasalahan yang sebenarnya
8. Auditee tidak konsisten dalam menerapkan tindakan koreksi yang sudah direncanakan
9. Tidak ada monitoring maupun verifikasi yang dilakukan untuk memastikan tindakan koreksi yang diambil sudah efektif. Pada audit internal berikutnya tidak dilakukan verifikasi terhadap tindakan koreksi dari temuan audit sebelumnya yang belum diverifikasi.
10. Tidak ada pemantauan secara keseluruhan mengenai temuan-temuan audit internal yang belum diselesaikan untuk dilaporkan kepada manajemen

Cobalah Anda amati apakah salah satu atau kendala hal tersebut muncul pada sistem di perusahaan Anda. Jika Anda temukan, hilangkanlah dengan segera untuk memastikan audit internal Anda efektif.

Yang dimaksud allergen di sini adalah senyawa dalam bahan makanan yang bisa menimbulkan reaksi dengan antibodi pada orang2 tertentu.

Beberapa makanan yang mengandung allergen misalnya kacang-kacangan (peanut, treenut), telur, susu, ikan, udang, terigu, kedelai, wijen, seledri. Bagi mereka yang sensitif, makanan yang mengandung allergen, walaupun hanya dalam jumlah sangat sedikit, bisa berakibat fatal, bahkan sampai kematian. Yang menjadi masalah, tanpa sengaja produk Anda bisa mengandung senyawa allergen yang tidak diketahui oleh konsumen tersebut.

Bagaimana Anda bisa mengendalikan bahaya ini sehingga tidak merugikan konsumen? Ada beberapa cara yang bisa ditempuh.
1. Desain produk Anda tanpa allergen sama sekali
2. Jika tidak memungkinkan, lakukan proses untuk produk mengandung allergen di lokasi yang terpisah, misalnya : outsource, pabrik yang berbeda, line produksi yang berbeda, atau mesin yang berbeda
3. Jika tidak bisa dipisah, lakukan pengaturan jadwal produksi sehingga urut-urutan produknya meminimalisasi terjadinya kontaminasi allergen, misalnya : produk yang tidak mengandung allergen diproduksi terlebih dahulu
4. Jika sulit melakukan pengaturan jadwal, lakukan allergen cleaning setiap pergantian produk dari yang mengandung allergen ke produk tanpa allergen atau mengandung allergen jenis lain
5. Jika peralatan sulit dibersihkan karena desainnya, lakukan modifikasi peralatan
6. Terakhir, jika semua tidak memungkinkan untuk dilakukan, gunakan label allergen pada kemasan dengan menuliskan kalimat seperti “produk ini diproduksi menggunakan fasilitas yang sama dengan produk yang mengandung -xxx-” (-xxx- adalah allergen yang dimaksud).

Untuk menjamin efektifnya program maintenance Anda harus mempertimbangkan hal-hal berikut :
1. Program “preventive maintenance”, berisi daftar peralatan, jenis perawatan yang dilakukan beserta frekuensi serta penanggung jawabnya
2. Jadwal perawatan berkala berikut checklistnya
3. Program “corrective maintenance” (perbaikan) untuk alat yang rusak, mulai dari permintaan perbaikan sampai serah terima peralatan yang sudah diperbaiki
4. Petunjuk, prosedur, atau instruksi kerja perawatan dan perbaikan
5. Adanya History Card untuk setiap peralatan
6. Dalam membuat jadwal, Anda perlu menyesuaikan dengan jadwal produksi sehingga tidak terjadi jadwal maintenance yang “bentrok” dengan jadwal produksi.
7. Perbaikan dilakukan secara permanen, bukan perbaikan sementara yang bisa menimbulkan kontaminasi ke produk Anda seperti penggunaan tali rafia, selotip, dll
8. Jika pekerjaan perawatan/perbaikan dilakukan di dekat produk yang terbuka, maka Anda harus menyediakan pembatas fisik yang memisahkan produk terbuka dengan peralatan yang diperbaiki

Untuk memastikan bahwa air dan udara aman digunakan dalam proses, terutama yang kontak langsung dengan bahan pangan, beberapa hal berikut perlu diperhatikan :
1. Semua air yang berhubungan dengan produk, termasuk es dan steam, harus memenuhi standar air minum,
2. Pemantauan dan pemeliharaan proses Water Treatment dilakukan secara berkala
3. Steam yang kontak dengan produk / kemasan primer harus dibuat dengan boiler yang menggunakan bahan kimia yang aman untuk makanan
4. Udara dalam ruangan pada zona/area produk sensitif atau produk terbuka menggunakan filter
5. Udara bertekanan (compressed air) yang kontak dengan produk diberi filter pada tempat keluarnya udara

Apa yang Anda butuhkan agar sifat-sifat material/produk tersebut mudah dipahami dan dipenuhi secara konsisten? Jawabannya adalah sebuah dokumen berisi parameter yang menjelaskan karakteristik setiap material/produk Anda. Ini yang disebut Spesifikasi.

Dokumen spesifikasi mencakup :
1. Spesifikasi Material
Berisi parameter mutu dan keamanan pangan untuk setiap material, baik bahan baku, bahan kemas, maupun bahan pembantu proses lainnya. Ini diberikan kepada supplier dan digunakan sebagai acuan pada saat inspeksi penerimaan barang.

2. Spesifikasi Produk
Berisi parameter mutu dan keamanan pangan untuk setiap produk akhir. Ini digunakan sebagai acuan untuk pemeriksaan produk akhir.

3. Spesifikasi lainnya
Selain untuk material dan produk ada beberapa spesifikasi lain yang Anda butuhkan, misalnya untuk produk setengah jadi, premix, atau rework.

Apa yang menjadi acuan Anda untuk membuat dokumen spesifikasi? Beberapa hal yang bisa dirujuk antara lain standar nasional atau internasional, informasi dari supplier yang memasok material, persyaratan dari pelanggan, serta kebutuhan internal perusahaan.